Baselinker · wdrożenia i integracje

Baselinker, który pracuje za Ciebie — a nie odwrotnie

Konfigurujemy Baselinkera od zera, spinamy go z marketplace’ami, ERP, WMS i kurierami, a powtarzalną pracę przenosimy na akcje automatyczne. Mniej klikania, mniej pomyłek, proces który nie rozsypuje się przy wzroście.

Opisz swój przypadek Zobacz zakres prac

Pierwsze automatyzacje zwykle po 2–3 tygodniach

Integracje także tam, gdzie nie ma gotowego modułu

Pracujemy na Twoim koncie — wszystko zostaje u Ciebie

Poznajesz to?

System jest, a i tak połowa pracy dzieje się ręcznie

Magazynier klika te same statusy przy każdym zamówieniu, choć system może zrobić to sam.

Żeby rozbić przesyłkę na dwie paczki, ktoś musi iść do biura — albo idzie jedna gabarytowa i dochodzi dopłata.

Faktury i paragony wystawiane są ręcznie, więc co jakiś czas coś przepada albo wychodzi z błędem.

Nowy kanał sprzedaży oznacza ręczne wystawianie, bo „nie ma gotowej integracji”.

Baselinker jest od lat, ale połowa funkcji leży nieużywana — nikt nie miał czasu ich skonfigurować.

Zwroty leżą na magazynie, bo każde przyjęcie zabiera czas z pakowania.

Wejście na nowy rynek utknęło na tłumaczeniu opisów i przerabianiu zdjęć pod wymagania kanału.

Nikt już nie wie, po co włączono połowę reguł — osoba, która to ustawiała, dawno odeszła.

Każda z tych rzeczy z osobna wygląda na drobiazg. Razem potrafią zajmować etat — i dokładnie od ich policzenia zaczynamy.

Co da się zdjąć z ludzi

Większość pracy magazyniera to decyzje, które system potrafi podjąć sam

Nie chodzi o „automatyzację” jako hasło, tylko o konkretne kliknięcia, spacery do biura i dokumenty, które dziś wiszą na czyjejś pamięci. Poniżej sześć obszarów, od których najczęściej zaczynamy.

Akcje automatyczne, których nikt nie dokończył

W Baselinkerze i Apilo większość czynności magazyniera da się wyklikać raz i zapomnieć. W praktyce akcje automatyczne są prawie zawsze niedokonfigurowane: ktoś ustawił trzy podstawowe reguły przy starcie i na tym się skończyło. Reszta procesu dalej jedzie na pamięci i przyzwyczajeniach zespołu.

Co to daje: Zaczynamy od spisania, które kliknięcia powtarzają się przy każdym zamówieniu — i po kolei je likwidujemy.

Decyzje przeniesione na stanowisko magazynowe

Realny przykład: przycisk „2 paczki” dodany wprost na stanowisku pakowania. Wcześniej, żeby rozbić przesyłkę na dwie, magazynier musiał iść do biura. Przy pośpiechu po prostu tego nie robił — szła jedna przesyłka ponadgabarytowa, a po fakcie dochodziły wysokie dopłaty kurierskie.

Co to daje: Decyzja wraca tam, gdzie powstaje. Kilka sekund zamiast spaceru do biura i dopłaty na fakturze kuriera.

Faktury i paragony bez udziału człowieka

Z naszego doświadczenia dokumenty sprzedaży da się zautomatyzować w 99,8% przypadków — dla wszystkich kanałów naraz, razem z korektami przy zwrotach. Zostaje wąski margines wyjątków, które i tak wymagają decyzji księgowości.

Co to daje: Odpowiedzialność schodzi z pracownika na system. Nie ma „zapomniałem wystawić” ani faktury z literówką w NIP-ie.

Wystawianie ofert przy dużym asortymencie

Szablony ofert, automatyczne tłumaczenie opisów na kolejne rynki, automatyczne przerabianie zdjęć pod wymagania konkretnego marketplace’u. Przy kilku tysiącach indeksów to zwykle największa pojedyncza oszczędność czasu w całym wdrożeniu.

Co to daje: Nowy rynek przestaje oznaczać tygodni ręcznego przepisywania kart produktowych.

Zwroty, które nie zjadają czasu pakowania

Każde przyjęcie zwrotu zabiera czas z pakowania — to ta sama osoba i to samo stanowisko. Bez osobnej ścieżki zwroty zawsze przegrywają z wysyłką i leżą, aż zrobi się z nich problem.

Co to daje: Osobne statusy, checklista przyjęcia i automatyczne powiadomienia dla klienta. Zwrot przestaje konkurować z paczką wychodzącą.

Zakres prac

Co konkretnie robimy w Baselinkerze — obszar po obszarze

Pełne wdrożenie albo jeden wybrany obszar. Przy każdej pozycji piszemy, co z niej realnie wynika, bo sama lista funkcji niczego nie mówi o zysku.

Konfiguracja konta i fundamenty

Ustawiamy Baselinkera tak, żeby odzwierciedlał Wasz proces, a nie odwrotnie. To warstwa, na której stoi cała reszta.

Statusy zamówień odwzorowujące realny przepływ pracy
Każdy widzi, na jakim etapie jest zamówienie, a automaty mają się o co zaczepić. Bez tego reszta automatyzacji nie ma sensu.
Magazyny, lokalizacje i zasady schodzenia stanów
Koniec ze sprzedażą towaru, którego fizycznie nie ma, i z ręcznym korygowaniem stanów po każdym dniu.
Role, uprawnienia i widoki dla poszczególnych stanowisk
Magazyn widzi to, co potrzebne do pakowania, obsługa to, co potrzebne do odpowiedzi. Mniej pomyłek i mniej przypadkowych zmian w ustawieniach.

Magazyn i wysyłki

Największy zysk czasu siedzi zwykle na stanowisku pakowania — tam, gdzie te same czynności powtarzają się setki razy dziennie.

Akcje automatyczne na ścieżce pakowania
Statusy, etykiety i powiadomienia zmieniają się same, gdy paczka przechodzi kolejny etap. Magazynier klika raz zamiast pięciu razy.
Dedykowane przyciski na stanowisku — np. „2 paczki”
Decyzje, po które trzeba było iść do biura, wykonuje się na miejscu. To dokładnie ten scenariusz, w którym w pośpiechu szła jedna przesyłka ponadgabarytowa i wracały dopłaty kurierskie.
Reguły doboru kuriera, usługi i gabarytu
Przesyłka trafia do właściwego przewoźnika automatycznie, według wagi, wymiarów i kraju — a nie według tego, kto akurat pakuje.
Kontrola pakowania i protokoły nadania
Skan przy pakowaniu wyłapuje pomyłkę, zanim paczka wyjedzie. Reklamacje „przyszło nie to” przestają być słowem przeciw słowu.

Wystawianie ofert i katalog

Przy dużym asortymencie to zwykle najdroższa ręczna robota w całej firmie — i najłatwiejsza do zdjęcia z ludzi.

Szablony ofert i masowe wystawianie
Nowa partia towaru trafia na kanał w jednym przebiegu, w spójnej formie, bez przepisywania opisu dla każdego indeksu osobno.
Automatyczne tłumaczenie opisów na kolejne rynki
Wejście na zagraniczny marketplace przestaje być projektem tłumaczeniowym na kilka tygodni.
Automatyczna obróbka zdjęć pod wymagania kanałów
Zdjęcia spełniają wymogi każdego marketplace’u bez ręcznego kadrowania i wycinania tła sztuka po sztuce.

Dokumenty sprzedaży

Obszar, w którym automatyzacja jest najbliżej stu procent — i w którym błąd człowieka kosztuje najwięcej nerwów.

Faktury i paragony wystawiane automatycznie dla wszystkich kanałów
Z naszego doświadczenia domyka się to w 99,8% przypadków. Odpowiedzialność schodzi z pracownika na system.
Korekty i dokumenty przy zwrotach
Zwrot generuje właściwy dokument od razu, a nie na koniec miesiąca, gdy nikt już nie pamięta szczegółów sprawy.
Eksport do księgowości i uzgodnienie formatu z biurem rachunkowym
Księgowość dostaje paczkę danych w formacie, który potrafi wczytać. Znika comiesięczne klejenie plików ręcznie.

Integracje

Robimy też te, których nie ma na liście gotowych modułów — przez API, webhooki albo własny konektor.

Spięcie marketplace’ów, sklepu, ERP, WMS, księgowości i kurierów
Dane krążą same. Nie ma eksportu do arkusza, poprawek w arkuszu i importu z powrotem.
Własne konektory tam, gdzie gotowa integracja nie istnieje
Tak powstała dwukierunkowa integracja z Ovoko — oficjalna wersja była „w budowie” miesiącami, a nowy kanał ruszył w trzy tygodnie.

Raportowanie i dane

Baselinker jest dobrym systemem operacyjnym, ale sam z siebie nie odpowie, ile naprawdę zarabiacie na zamówieniu.

Wyprowadzenie danych do narzędzia analitycznego
Zamówienia, koszty zakupu, prowizje i wysyłka w jednym miejscu. W jednym z wdrożeń pozwoliło to wskazać 15% nierentownych produktów.
Alerty na anomalie i raporty dla osób decyzyjnych
Informacja o wzroście zwrotów czy kosztów kuriera przychodzi sama, zamiast czekać na comiesięczne zestawienie.

Z czym integrujemy

Osiem rodzajów systemów, które najczęściej spinamy z Baselinkerem

Część z nich ma gotowe moduły i wtedy praca polega na sensownej konfiguracji. Reszta wymaga integracji od zera — i to jest ta część, w której zwykle się przydajemy.

Marketplace’y

Allegro i kolejne rynki, na które wchodzicie — krajowe i zagraniczne. Konta, mapowanie kategorii i parametrów, szablony ofert, pobieranie zamówień i statusów.

Najczęstszy powód rozmowy: nowy kanał ma ruszyć bez zatrudniania kolejnej osoby do wystawiania.

Sklepy internetowe

Gotowe platformy i sklepy autorskie. Produkty, stany i zamówienia jadą z tego samego źródła co marketplace’y, więc nie ma dwóch prawd o magazynie.

W jednej z realizacji autorski sklep korzysta dokładnie z tego samego katalogu produktów co kanały zewnętrzne.

ERP i systemy finansowo-magazynowe

Dwukierunkowa wymiana kartotek, stanów, cen i dokumentów. Ustalamy, który system jest źródłem prawdy dla którego typu danych — i trzymamy się tego.

Bez tej decyzji każda integracja ERP prędzej czy później zaczyna nadpisywać dane w kółko.

WMS i systemy magazynowe

Przekazywanie zleceń kompletacji, potwierdzeń spakowania i przyjęć. Baselinker zostaje warstwą zamówień, WMS odpowiada za ruch towaru w hali.

Ma sens od skali, przy której lokalizacje i ścieżki kompletacji zaczynają realnie decydować o czasie pakowania.

Księgowość i biura rachunkowe

Automatyczne dokumenty sprzedaży i eksport w formacie, który biuro potrafi wczytać. Uzgadniamy to bezpośrednio z Waszą księgowością, zanim cokolwiek włączymy.

To jedyny obszar, w którym zawsze pytamy o zdanie osobę spoza firmy — bo to ona będzie z tym pracować co miesiąc.

Kurierzy i broker wysyłek

Etykiety, protokoły, śledzenie i reguły doboru usługi. Dane o kosztach wysyłki wyprowadzamy dalej, do raportowania.

Z monitoringu kosztów kurierskich wyszedł u nas osobny system wykrywający dopłaty i przygotowujący dane do reklamacji.

Systemy własne i wszystko, czego nie ma na liście

API, webhooki, własny konektor, import i eksport plików. Jeśli druga strona ma jakikolwiek sposób na wymianę danych, zwykle da się to spiąć.

Tak powstała dwukierunkowa integracja z Ovoko: oferty lecą na kanał, zamówienia wracają do Baselinkera. Oficjalna wersja była „w budowie” miesiącami.

Hurtownie danych i narzędzia analityczne

Wyprowadzenie zamówień, kosztów i prowizji do bazy oraz dashboardów, na których widać realną marżę — a nie sam obrót.

W jednym z wdrożeń dopiero takie zestawienie pokazało, że 15% asortymentu sprzedaje się poniżej rentowności.

A jeśli integracji po prostu nie ma?

Zanim cokolwiek wycenimy, sprawdzamy wykonalność: czy druga strona udostępnia API, jakie ma limity, co da się przekazać w obie strony i co się stanie, gdy zmieni wersję. Dopiero z tą wiedzą mówimy, czy warto — i ile to kosztuje.

Czasem uczciwa odpowiedź brzmi: nie warto, bo kanał nie zwróci kosztu konektora. Mówimy to wprost, zamiast budować coś, co po pół roku nikomu się nie przyda.

Kanał już działa, ale nie sprzedaje? Zobacz, jak prowadzimy Allegro Ads

Wybór systemu

Baselinker, Apilo czy własny system — kiedy co

Pracujemy najczęściej na Baselinkerze, ale nie jesteśmy jego sprzedawcą. Sama robota dotyczy procesu, nie narzędzia — a najgorszy scenariusz to migracja, która przenosi ten sam bałagan w nowe miejsce.

Baselinker

Domyślny wybór dla większości firm sprzedających na marketplace’ach. Najwięcej gotowych integracji i najbardziej rozbudowane akcje automatyczne.

Ma sens, gdy

Sprzedaż na kilku kanałach naraz, z rosnącą liczbą rynków.
Procesy magazynowe, które da się opisać regułami „jeśli — to”.
Firmy, które chcą mieć dokumenty sprzedaży poza głową pracownika.
Zespoły bez własnego działu IT — większość zmian robi się w panelu.

Na co uważać

Sam z siebie nie policzy realnej marży na zamówieniu — dane trzeba wyprowadzić dalej.
Przy bardzo nietypowym procesie część rzeczy i tak wymaga własnego konektora.

Apilo

Sensowna alternatywa, z którą też pracujemy. Logika jest zbliżona: statusy, automatyzacje, integracje z kanałami i kurierami.

Ma sens, gdy

Firmy, które już na nim są i nie mają powodu do migracji.
Zespoły przyzwyczajone do tego interfejsu — zmiana narzędzia to zawsze koszt.
Przypadki, w których dostępne integracje pokrywają cały potrzebny zestaw kanałów.

Na co uważać

Mniejszy ekosystem gotowych integracji niż w Baselinkerze — częściej trzeba budować.
Migracja „bo tak” rzadko się zwraca. Najpierw sprawdzamy, czy problem leży w narzędziu, czy w konfiguracji.

Własny system

Uzasadniony tam, gdzie proces jest naprawdę nietypowy albo stanowi przewagę konkurencyjną. W praktyce najczęściej jako uzupełnienie, nie zamiennik.

Ma sens, gdy

Nietypowe modele sprzedaży, których nie da się opisać standardowym statusem zamówienia.
Narzędzia wewnętrzne obok systemu zamówień: kalkulatory, panele stanowiskowe, rozliczenia.
Sytuacje, w których gotowy system stał się realnym hamulcem, a nie tylko irytacją.

Na co uważać

Koszt nie kończy się na wdrożeniu — utrzymanie, zmiany w API kanałów i rozwój zostają po Waszej stronie.
Zwykle lepiej wychodzi hybryda: gotowy system operacyjny plus własne moduły w miejscach, gdzie robi różnicę.

Efekt: Przejście bez dnia postoju i bez sytuacji, w której nikt nie wie, gdzie szukać zamówienia sprzed miesiąca.

Realizacje

Co z tego wychodziło u innych

Cztery wdrożenia, w których punktem wyjścia był Baselinker.

Integracje

Integracja Baselinker – Ovoko

Oficjalna integracja była „w budowie” od miesięcy, a produkty trzeba było wystawiać ręcznie z mapowaniem pojazdów.

Nowy kanał w 3 tygodnie

Dwukierunkowo: oferty lecą na Ovoko, zamówienia wracają do Baselinkera. Zero ręcznej pracy przy wystawianiu.

Procesy

Zwroty na statusach Baselinkera

Zwroty leżały na magazynie tygodniami — bez procedur, bez odpowiedzialnych, bez śledzenia statusu.

Z 14 do 3 dni obsługi

Statusy w Baselinkerze, checklisty dla magazynu i automatyczne powiadomienia klientów.

Dane

Baselinker + Allegro + kurierzy w jednym dashboardzie

Dane rozproszone po systemach, brak jednego źródła prawdy o realnym zysku na zamówieniu.

15% nierentownych produktów

Automatyczny import kosztów zakupu, prowizji i wysyłki. Marża liczona na każdym zamówieniu.

E-commerce

Sklep spięty z Baselinkerem

Gotowe platformy nie dawały elastyczności, a sklep miał korzystać z tego samego źródła produktów co marketplace.

Jedno źródło produktów

Autorski sklep z produktami i zamówieniami synchronizowanymi z Baselinkerem oraz wdrożoną bramką płatności.

Zobacz wszystkie realizacje

Jak pracujemy

Od przeglądu konta do przekazania

Tydzień 0

Przegląd konta

Patrzymy, jak dziś wygląda konfiguracja i proces: statusy, akcje automatyczne, integracje, dokumenty, ścieżka pakowania. Rozmawiamy z ludźmi, którzy wykonują tę pracę, i wypisujemy, co można z nich zdjąć.

Tydzień 1

Plan i priorytety

Układamy kolejność: najpierw rzeczy, które zwracają najwięcej czasu przy najmniejszym ryzyku. Dostajesz zakres podzielony na etapy, termin i konkretną wycenę — przed startem prac.

Tydzień 2+

Wdrożenie etapami

Zmiany wprowadzamy partiami i testujemy na realnych zamówieniach, zaczynając od wąskiej próbki. Magazyn pracuje normalnie — nie zatrzymujemy sprzedaży na czas wdrożenia.

Na koniec

Przekazanie i opieka

Szkolenie zespołu, dokumentacja ustawień i lista rzeczy na później. Możemy zostać na opiece albo przekazać wszystko i się usunąć — bez umowy, z której nie da się wyjść.

Ryzyka

Co może pójść nie tak — i co z tym robimy

Wdrożenie na działającym koncie zawsze niesie ryzyko. Wolimy nazwać je na początku, niż tłumaczyć się z niego w trakcie.

Pracujemy na żywym organizmie

Zmiany wchodzą na koncie, przez które w tym samym czasie przechodzą realne zamówienia. Błąd w regule nie jest teoretyczny — kosztuje paczki i nerwy.

Jak to ograniczamy: Nic nie wchodzi „na produkcję” bez przejścia na próbkach. Nowe reguły uruchamiamy najpierw na wąskim wycinku zamówień, patrzymy na wynik i dopiero wtedy rozszerzamy zakres.

Zmiana wywraca pracę zespołu

Najlepiej zaprojektowana automatyzacja nic nie da, jeśli magazyn obejdzie ją w trzy dni, bo „szybciej po staremu”. Opór zwykle nie jest złośliwością, tylko sygnałem, że czegoś nie zrozumieliśmy.

Jak to ograniczamy: Rozmawiamy z ludźmi, którzy fizycznie wykonują pracę, zanim cokolwiek zmienimy. Po wdrożeniu wracamy i pytamy, co przeszkadza — poprawki na tym etapie są normalną częścią projektu.

Marketplace zmienia API

Kanały zmieniają wymagania i wersje API niezależnie od nas. Integracja, która działała pół roku, może przestać działać w środę rano.

Jak to ograniczamy: Konektory piszemy tak, żeby błąd był widoczny od razu, a nie po tygodniu. Firmy na opiece mają reakcję na takie zmiany w pakiecie; przy wdrożeniach jednorazowych mówimy wprost, że to ryzyko zostaje po Waszej stronie.

Za dużo zmian naraz

Kuszące jest przestawienie wszystkiego w jeden weekend. Problem w tym, że gdy coś pójdzie nie tak, nikt nie wie, która z dwudziestu zmian zawiniła.

Jak to ograniczamy: Wdrażamy etapami, w kolejności od najbezpieczniejszych i najbardziej opłacalnych. Każdy etap ma jasny zakres i moment, w którym sprawdzamy, czy naprawdę pomógł.

Dane historyczne i jakość katalogu

Przy migracjach i integracjach największą niewiadomą są zwykle stare dane: niespójne indeksy, braki w parametrach, duble w kartotekach.

Jak to ograniczamy: Stan danych sprawdzamy przed wyceną, nie w trakcie wdrożenia. Jeśli katalog wymaga porządków, mówimy o tym na starcie — razem z tym, ile pracy to dołoży.

Po wdrożeniu

Co zostaje u Was, gdy skończymy

Najczęstszy problem, na jaki trafiamy w starych wdrożeniach, to konfiguracja, której nikt już nie rozumie, bo autor odszedł i nic nie zapisał. Robimy wszystko, żeby nie zostawić po sobie tego samego.

Dokumentacja ustawień

Spis tego, co zostało zmienione i dlaczego: statusy, akcje automatyczne, reguły dokumentów, mapowania. Napisana tak, żeby zrozumiała ją osoba, która dopiero przyjdzie do firmy.

Konto i dostępy po Waszej stronie

Pracujemy na Waszym koncie, nie na swoim. Po zakończeniu projektu możecie odebrać nam dostęp jednym kliknięciem, a wszystko dalej działa.

Kod konektorów i integracji

To, co napiszemy, zostaje u Was razem z opisem działania. Jeśli kiedyś zechcecie rozwijać to z kimś innym albo samodzielnie — jest z czego.

Lista rzeczy na później

Nie wszystko warto robić od razu. Zostaje spisana lista kolejnych usprawnień z szacunkiem zysku, żebyście mogli wracać do niej we własnym tempie.

Bez uzależniania Was od siebie

Nie trzymamy konfiguracji na własnych kontach, nie szyfrujemy skryptów i nie pracujemy na umowach, z których nie da się wyjść. Jeśli po wdrożeniu nie potrzebujecie nas dłużej, przekazujemy dokumentację i kończymy współpracę.

Wolimy, żeby ktoś wracał, bo chce, a nie dlatego, że nie ma innego wyjścia.

Współpraca

Jak to wygląda na co dzień

Wdrożenie to nie jest jeden duży plik przekazany na koniec. Przez większość czasu to seria drobnych ustaleń — i od tego, jak są prowadzone, zależy, czy projekt się domknie.

Jedna osoba po naszej stronie

Rozmawiacie z osobą, która zna Wasze konto i pamięta, dlaczego trzy miesiące temu coś ustawiliśmy tak, a nie inaczej. Nie przechodzicie przez kolejkę zgłoszeń ani przez opiekuna, który przekazuje dalej.

Kontakt tam, gdzie Wam wygodnie

Mail, telefon albo wspólny kanał na komunikatorze — ustalamy to na starcie. Do tego krótkie rozmowy w ustalonym rytmie, żeby priorytety nie rozjeżdżały się w tle.

Czas reakcji ustalany na starcie

Na pierwsze zgłoszenie odzywamy się w ciągu 24 godzin roboczych. Awarie blokujące wysyłkę mają pierwszeństwo przed wszystkim innym — to zapisujemy wprost, a nie zostawiamy dobrej woli.

Dziennik zmian zamiast raportów o niczym

Każda zmiana w konfiguracji trafia do zapisu: co, kiedy i po co. Dzięki temu wiadomo, co odkręcić, gdy coś zaczyna działać inaczej, niż się spodziewaliście.

Czego potrzebujemy od Was

Dostępu do konta — na czas analizy wystarczy uprawnienie do odczytu.
Możliwości porozmawiania z osobami, które faktycznie pakują i odpisują klientom.
Jednej osoby decyzyjnej, która potwierdza zmiany w procesie.
Informacji o rzeczach, o które nie zapytamy, bo nie wiemy, że istnieją.

Czego możecie oczekiwać od nas

Informacji, zanim cokolwiek zmieni się na koncie produkcyjnym.
Uczciwej odpowiedzi, gdy czegoś nie da się zrobić albo nie warto.
Wyceny przed startem, a nie rachunku niespodzianki po fakcie.
Zapisu zmian, do którego możecie wrócić bez naszego udziału.

Uczciwe granice

Czego nie robimy

Łatwiej podjąć decyzję, gdy wiadomo nie tylko, co dostaniecie, ale też czego na pewno nie.

Nie obiecujemy stu procent automatyzacji

Dokumenty sprzedaży domykamy w praktyce w 99,8% przypadków, ale zawsze zostaje margines wyjątków wymagających decyzji człowieka. Kto obiecuje pełne sto procent, albo nie zna tematu, albo liczy inaczej.

Nie automatyzujemy procesu, którego nikt nie potrafi opisać

Jeśli na to samo pytanie trzy osoby w firmie odpowiadają inaczej, najpierw trzeba ustalić, jak ma być. Automatyzacja nieustalonego procesu tylko przyspiesza powielanie błędu.

Nie prowadzimy za Was magazynu ani obsługi klienta

Budujemy narzędzia i procesy, szkolimy zespół i zostajemy na zmiany. Codzienne pakowanie i odpisywanie klientom zostaje po Waszej stronie — to Wasi ludzie znają towar.

Nie robimy wdrożeń „big bang” przez weekend

Przestawienie wszystkiego naraz brzmi szybciej, ale przy pierwszym problemie nie wiadomo, co zawiniło. Pracujemy etapami i tego trzymamy się także wtedy, gdy ktoś bardzo naciska.

Nie budujemy integracji łamiących regulaminy kanałów

Da się obejść niejedno ograniczenie marketplace’u. Ryzyko zawieszenia konta ponosi jednak sprzedawca, a nie wykonawca — więc takich rzeczy nie robimy.

Nie bierzemy projektów bez dostępu do danych i ludzi

Wdrożenie oparte na domysłach kończy się rozczarowaniem po obu stronach. Jeśli nie możecie udostępnić danych, zaczynamy od NDA albo od jednego wąskiego obszaru — ale nie zgadujemy.

A jeśli okaże się, że problem jest gdzie indziej?

Czasem po przeglądzie widać, że Baselinker akurat nie jest wąskim gardłem — bo problemem jest układ magazynu, podział obowiązków albo to, że ruch w ogóle nie dochodzi do ofert. Mówimy o tym wprost i proponujemy właściwe wejście, nawet jeśli nie jest nim wdrożenie.

Zacznij od bezpłatnego audytu procesów

Zanim o pieniądzach

Co realnie wpływa na wycenę

Przy Baselinkerze zakres potrafi różnić się wielokrotnie, więc kwota z cennika i tak byłaby zmyślona. Zamiast tego pokazujemy, co przesuwa koszt w którą stronę — żebyście mogli sami oszacować, gdzie jesteście, jeszcze przed rozmową.

Podnosi wycenę

Liczba kanałów i magazynów

Każdy dodatkowy marketplace to własne mapowania, wymagania ofertowe i przypadki brzegowe w dokumentach. Drugi magazyn zmienia z kolei całą logikę schodzenia stanów.

Charakter integracji

Gotowy moduł do konfiguracji to zupełnie inna praca niż konektor pisany od zera na cudze API. Wykonalność sprawdzamy przed wyceną, nie w trakcie.

Stan obecnej konfiguracji

Konto po latach dokładania reguł przez kolejne osoby wymaga najpierw inwentaryzacji: co działa, co się dubluje, co jest martwe. Czysta konfiguracja od zera bywa tańsza niż porządkowanie chaosu.

Jakość danych produktowych

Braki w parametrach, niespójne indeksy i duble w kartotekach trzeba uporządkować, zanim cokolwiek zacznie się wystawiać automatycznie.

Wymagania księgowe i liczba wyjątków

Sprzedaż zagraniczna, różne stawki, korekty i nietypowe typy dokumentów dokładają przypadków, które trzeba obsłużyć i przetestować osobno.

Zakres szkolenia

Inna praca to przeszkolenie dwóch osób, a inna — całej zmiany magazynowej wraz z materiałami, do których będą wracać.

Obniża wycenę

Jasno opisane zadanie

Gdy wiadomo dokładnie, co ma powstać, wyceniamy ryczałtem i nie musimy doliczać zapasu na niewiadome.

Jedna osoba decyzyjna

Projekt, w którym decyzje zapadają szybko, kosztuje mniej — bo nie płacicie za tygodnie czekania na potwierdzenie.

Etapowanie według zwrotu

Zaczynamy od rzeczy, które oddają najwięcej czasu przy najmniejszym ryzyku. Kolejne etapy można finansować z oszczędności, które przyniosły poprzednie.

Porządek w danych po Waszej stronie

Jeśli katalog jest uporządkowany, a proces spisany, spora część naszej pracy analitycznej po prostu odpada.

Abonament samego Baselinkera płacicie bezpośrednio u dostawcy systemu — nie pośredniczymy w licencjach i nie mamy w tym żadnej prowizji.

Wycena

Jak wyceniamy

Widełki podajemy tam, gdzie da się to zrobić uczciwie. Przy Baselinkerze zakres potrafi różnić się wielokrotnie, więc zamiast cennika z sufitu dostajesz konkretną kwotę po rozmowie.

Przegląd i konfiguracja

Masz Baselinkera, ale wiesz, że wykorzystujesz ułamek jego możliwości.

Wycena po przeglądzie

Zakres znamy po godzinnym przeglądzie konta — dopiero wtedy podajemy kwotę i termin.

Przegląd obecnej konfiguracji i procesu
Rozmowa z magazynem i obsługą, nie tylko z zarządem
Lista automatyzacji z szacowanym zyskiem czasu
Wdrożenie ustalonych zmian etapami
Szkolenie zespołu z tego, co zmieniliśmy
Dokumentacja ustawień na koniec

Integracja lub automatyzacja

Wiesz, czego potrzebujesz: konkretnej integracji, konektora albo automatyzacji.

Stała cena za zakres

Przy jasno opisanym zadaniu wyceniamy ryczałtem — znasz koszt przed startem.

Analiza wykonalności przed wyceną
Integracja przez API, webhooki lub własny konektor
Ustalenie źródła prawdy dla każdego typu danych
Testy na realnych zamówieniach
Kod i opis działania przekazane Wam
Gwarancja i poprawki po wdrożeniu

Opieka i rozwój

Chcesz mieć kogoś na stałe od zmian, awarii i kolejnych usprawnień.

Miesięczny pakiet godzin

Wielkość pakietu dobieramy do skali — bez umowy na rok.

Bieżące zmiany w konfiguracji
Reakcja na awarie i zmiany w API marketplace’ów
Kolejne automatyzacje według priorytetów
Dziennik zmian, do którego możesz wrócić
Stały kontakt z osobą, która zna Wasze konto

Nie pracujemy na umowach na rok i nie blokujemy dostępu do własnego konta. Jeśli po wdrożeniu nie potrzebujesz nas dłużej — przekazujemy dokumentację i tyle.

Słowniczek

Osiem pojęć, które padają w każdej rozmowie o wdrożeniu

Bez nich trudno porównać oferty różnych wykonawców. Z nimi wiadomo, o co pytać.

Akcje automatyczne: Reguły „jeśli stanie się X, zrób Y” wbudowane w system zamówień. To one zmieniają statusy, wystawiają dokumenty, drukują etykiety i wysyłają powiadomienia bez udziału człowieka. Najczęściej niedokonfigurowana część Baselinkera.
OMS: System zarządzania zamówieniami (Order Management System). Baselinker i Apilo to właśnie OMS-y: zbierają zamówienia ze wszystkich kanałów i prowadzą je przez proces aż do wysyłki.
WMS: System zarządzania magazynem (Warehouse Management System). Odpowiada za to, gdzie fizycznie leży towar i jak najszybciej go skompletować. Uzupełnia OMS, nie zastępuje go.
Konektor: Program pośredniczący między dwoma systemami, które oficjalnie się nie integrują. Tłumaczy dane z jednego formatu na drugi i pilnuje, żeby nic nie zginęło po drodze.
Webhook: Powiadomienie wysyłane przez system natychmiast po zdarzeniu — na przykład „pojawiło się nowe zamówienie”. Alternatywa dla odpytywania w kółko „czy coś nowego?”, dzięki czemu dane są aktualne od razu.
API: Zestaw funkcji, przez które jeden system pozwala innym czytać i zapisywać swoje dane. Jeśli marketplace ma API, integracja jest kwestią pracy; jeśli nie ma — trzeba szukać obejść i często się nie opłaca.
Mapowanie kategorii i parametrów: Przypisanie Waszych kategorii i cech produktów do tych, których wymaga dany kanał sprzedaży. Robota niewdzięczna, ale to od niej zależy, czy oferty w ogóle się wystawią i czy klient je znajdzie.
Źródło prawdy: System, który przy rozbieżności danych ma rację. Ustalenie go przed integracją jest najważniejszą decyzją całego projektu — bez tego dwa systemy zaczynają nadpisywać się nawzajem.

Pytania i odpowiedzi

Najczęstsze pytania o wdrożenia i integracje Baselinkera.

Ile trwa wdrożenie?

Pierwsze automatyzacje zwykle działają po 2–3 tygodniach. Pełna przebudowa konfiguracji przy większej firmie to zazwyczaj 1–2 miesiące pracy etapami, bez zatrzymywania sprzedaży. Pojedyncza integracja bywa krótsza — dla porównania, dwukierunkowy konektor do Ovoko uruchomiliśmy w trzy tygodnie.

Czy musimy zatrzymać sprzedaż na czas zmian?

Nie. Zmiany wprowadzamy partiami i testujemy najpierw na wąskiej próbce realnych zamówień, a dopiero potem rozszerzamy zakres. Magazyn przez cały czas pracuje normalnie.

Co jeśli potrzebna integracja nie istnieje w Baselinkerze?

Wtedy ją budujemy — przez API, webhooki albo własny konektor. Tak powstała m.in. dwukierunkowa integracja z Ovoko, na którą oficjalnie czekało się miesiącami. Zanim wycenimy, sprawdzamy wykonalność po stronie drugiego systemu; jeśli kanał nie zwróci kosztu konektora, mówimy o tym wprost.

Co z danymi historycznymi przy migracji?

Przenosimy je w zakresie, który ma sens operacyjnie i księgowo — zwykle zamówienia i dokumenty z ustalonego okresu wstecz. Reszta zostaje dostępna w starym systemie jako archiwum. Przez pewien czas oba systemy pracują równolegle, więc nie ma dnia, w którym nie wiadomo, gdzie szukać zamówienia.

Pracujecie na naszym koncie czy przenosicie nas do siebie?

Na Waszym koncie. Wszystko, co zbudujemy, zostaje u Was — razem z dokumentacją ustawień i kodem konektorów. Nie zamykamy nikogo na siebie.

Jakich dostępów potrzebujecie i kto je ma?

Na czas analizy wystarczy dostęp do odczytu. Do wdrożenia potrzebujemy uprawnień do zmian w konfiguracji — na imiennych kontach, które możecie odebrać w każdej chwili. Nie pracujemy na wspólnym loginie właściciela. Na życzenie podpisujemy NDA przed przekazaniem jakichkolwiek danych.

Co się stanie, gdy marketplace zmieni API?

To normalne ryzyko każdej integracji. Konektory piszemy tak, żeby błąd był widoczny od razu, a nie po tygodniu cichego nieprzesyłania danych. Firmy na opiece mają reakcję na takie zmiany w pakiecie godzin; przy wdrożeniu jednorazowym mówimy wprost, że utrzymanie zostaje po Waszej stronie — i możecie wrócić do nas na zasadzie osobnego zlecenia.

Czy szkolicie zespół?

Tak, to część wdrożenia. Szkolimy osobno magazyn i osobno obsługę, bo korzystają z systemu inaczej. Chodzi o to, żeby konfiguracja nie umarła, gdy odejdzie jedna osoba, która „wiedziała jak to działa” — dlatego zostaje też dokumentacja, a nie tylko wiedza w głowach.

Korzystamy z Apilo albo własnego systemu — pomożecie?

Tak. Najczęściej pracujemy na Baselinkerze, ale sama praca dotyczy procesu, nie narzędzia. Robimy wdrożenia i integracje również na Apilo oraz systemach własnych. Jeśli zastanawiacie się nad migracją, najpierw sprawdzamy, czy problem leży w narzędziu, czy w konfiguracji — bo przeniesienie bałaganu w nowe miejsce niczego nie załatwia.

Czy faktury naprawdę da się zautomatyzować w stu procentach?

Praktycznie. Z naszego doświadczenia domyka się to w 99,8% przypadków dla wszystkich kanałów naraz, razem z korektami przy zwrotach. Zostaje wąski margines sytuacji wymagających decyzji człowieka — i tak ma być, bo są to przypadki, w których księgowość powinna spojrzeć na sprawę osobno. Najważniejsze jest to, że odpowiedzialność za regułę schodzi z pracownika na system.

Mamy już firmę albo wewnętrzną osobę od Baselinkera. Wchodzicie w taki układ?

Tak, o ile jest to jasne od początku i wiadomo, kto za co odpowiada. Najczęściej bierzemy wtedy obszar, którego ktoś nie ogarnia albo nie chce ruszać — zwykle integracje i rzeczy pisane pod zamówienie. Nie zabieramy się do przerabiania cudzej konfiguracji bez wiedzy osoby, która ją utrzymuje.

Jak wygląda umowa i wypowiedzenie?

Przy zadaniu z ustalonym zakresem to zlecenie z określonym rezultatem, terminem i ceną. Przy opiece to miesięczny pakiet godzin bez zobowiązania na rok — rezygnacja oznacza po prostu niezamawianie kolejnego miesiąca. Nie stosujemy okresów wypowiedzenia liczonych w kwartałach ani kar za zakończenie współpracy.

Ile zamówień dziennie trzeba mieć, żeby to się opłacało?

Zwykle sens zaczyna się od kilkunastu–kilkudziesięciu zamówień dziennie. Przy mniejszej skali oszczędność czasu nie pokryje jeszcze kosztu wdrożenia — choć przy starcie nowego sklepu warto ustawić fundament od razu, żeby przy wzroście nie robił się z tego chaos.

Pracujecie zdalnie czy przyjeżdżacie na magazyn?

Większość pracy konfiguracyjnej robimy zdalnie. Przy zmianach dotyczących stanowisk pakowania wizyta na miejscu zwykle się zwraca — inaczej trudno zobaczyć, ile kroków naprawdę robi magazynier i dlaczego omija ustaloną procedurę. Ustalamy to indywidualnie przy planowaniu zakresu.

Ile to kosztuje?

Zależy od zakresu, który przy Baselinkerze potrafi się różnić wielokrotnie. Przy jasno opisanym zadaniu wyceniamy ryczałtem, przy przebudowie konfiguracji — po godzinnym przeglądzie konta. Nie podajemy widełek z sufitu. Abonament samego Baselinkera płacicie bezpośrednio u dostawcy systemu, nie pośredniczymy w licencjach.

Nie wiemy jeszcze, co dokładnie poprawić. Od czego zacząć?

Od bezpłatnego audytu. Przeglądamy magazyn, sprzedaż i marketing, a Ty dostajesz raport z listą miejsc do poprawy i szacunkiem zysku — bez zobowiązań. Jeśli okaże się, że wąskim gardłem nie jest Baselinker, powiemy to wprost.